Niklas Schneider

Niklas Schneider

General Circle

Purpose: Beratung, Training und Coaching zu Agilität und Organisationsentwicklung bei Organisationen und Forschungsgruppen aus medizinischen Informatik und Medizingerätetechnik.

  • Beratung

    für humedica

    Purpose:

    * Blick von außen um mit dem Kunden in einen Dialog zu treten und dessen eigene Sicht zu hinterfragen.
    Unterstützung bei Entscheidungs- und Veränderungsprozessen.
    * Verlängerte Werkbank bei fachlicher, technischer und organisatorischer Transformation.
    * Einbringen spezieller Expertise für bestimmte Bereiche.

    Domänen:

    • Projektzeiten

    Accountabilities:

    • Berücksichtigung und Befolgen der Datenschutz und Datensicherheitskonzeptes des Kunden.
    • Berücksichtigung und Befolgen der Richtlinien zum geistigen Eigentum unserer Kunden.
    • Führen von exakten Aufzeichnungen (Fahrtenbuch, Projektzeiterfassung) zur Erstellung von Verpflegungsmehraufwänden, Fahrtkostenerstattung und Rechnungen an Kunden
    • Freundliche und fachgerechte Unterstützung des Kunden

  • Office Management

    Purpose:

    * Erledigung aller kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens und Sicherstellung der betrieblichen Informations- und Kommunikationsflüsse.

    * Dienstleistung eines genauen, wertschaffenden und zeitnahen Back-Office-Support für Mitglieder und Kunden.

    Domänen:

    • Kommunikation mit dem Steuerberater in Abstimmung mit @Finanzen

    Accountabilities:

    • Klärung von Zahlungsmodalitäten, Aktualisierung von Adressen der Rechnungsempfänger
    • Hotel-, Bahn- und Flugbuchungen (für alle Mitglieder des Circles) durchführen inkl. Kalenderspflege
    • Aufbereitung relevanter Daten des Unternehmens (Bestands- und Verkaufszahlen, Kosten- und Leistungsrechnungen), Auswertung (Statistiken) und Analyse.
    • Terminmanagement für Unternehmenstermine mit Kunden und externen Geschäftspartnern
    • Terminkoordination durchführen und Termintreue gewährleisten
    • Gewährleistung der telefonischen und persönlichen Erreichbarkeit während der Öffnungszeiten (siehe Google)
    • Management der wiederkehrenden (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich) Aufgaben (Monatsordner)
    • Digitalisierung papierbasierter Unterlagen sowie Organisation der physischen und elektronischen Ablage
    • Kommunikation mit Steuerberater und Lohnbüro (Änderungen Arbeitsverträge, Krankmeldungen)
    • Schutz unserer Büroinfrakstruktur vor dem Bösen und Ignoranz
    • Ausfüllen von Fragebögen und Formularen, welche für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden.
    • Erstellung von Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch für die Mitglieder des Circle
    • Buchhaltung vorbereiten, organisieren, eingeben und ablegen
    • Belege (Eingangsrechnungen) sachlich und rechnerisch prüfen

  • Rechnungs Richard

    Purpose:

    Zeitnahe, vollständige und aktive Rechnungsstellung für den Verein

    Accountabilities:

    • Arbeitszeitnachweise überprüfen und bearbeiten
    • Rechnungen erstellen und nachhalten

  • Susi Sidekick

    Purpose:

    Aktive Unterstützung anderer Mitglieder des Circle (z.B. @Office Management, @Trainingssupport) bei der Umsetzung von Aufgaben im aktuellen Sprint.

    Accountabilities:

    • Instandhaltung des Moderationsmaterials (Moderationskoffer, Moderationsmarker etc.)
    • Pflege des Wiki
    • Kanban Karten erstellen
    • Herstellen der Meetingräume und Whiteboards

  • TechNik

    Purpose:

    Sicherstellung einer funktionierenden IT-Landschaft

    Domänen:

    • Beschaffung von Software und Hardware (keine Kleinteile)

    Accountabilities:

    • Sicherstellung funktionierender Hardware & Software
    • EDV Lösungsansätze entwickeln
    • Zentrale Supportanfragen bei EDV Anbietern (Atlassian, Office etc.)
    • Aktualisierung (laufend) der entsprechenden Wiki Seiten
    • Sicherstellen von Datenschutz und Datensicherheit
    • Systemadministration der eingesetzten Softwareprodukte (z.B. Updates)

  • Webmaster

    Purpose:

    Klare und moderne für doctoroo.org (Hauptmarke) und holacracy.coach Aussendarstellung, die sich an der Akquise von Aufträgen orientiert.

    Accountabilities:

    • Entwicklung und Pflege der Website für doctoroo.org und holacracy.coach
    • Veröffentlichung und Aktualisierung einer Website-Roadmap (Wiki, Jira, um die erforderlichen Änderungen an den Websites zu verfolgen.
    • Bearbeitung Websitebezogener Anfragen und Erfassung der erforderlichen Entwicklungen in der Website-Roadmap.
    • Integration der Notwendigkeiten der verschiedenen Geschäftsbereiche von doctoroo (Agile-Scrum, Sachverständiger Medizin, Holacracy) in das Design und die Entwicklung der Website und Information anderer relevanter Stakeholder vor der Einführung wesentlicher Updates.
    • Verfolgung von Google Analytics-Daten und Einbeziehung der Daten in die Website-Entwicklung