Purpose: Beratung, Training und Coaching zu Agilität und Organisationsentwicklung bei Organisationen und Forschungsgruppen aus medizinischen Informatik und Medizingerätetechnik.
  • Office Management

    Purpose:

    Erledigung aller kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens und Sicherstellung der betrieblichen Informations- und Kommunikationsflüsse. Dienstleistung eines genauen, wertschaffenden und zeitnahen Back-Office-Support für Mitglieder und Kunden.

    Domänen:

    • Kommunikation mit dem Steuerberater in Abstimmung mit @Finanzen

    Accountabilities:

    • Klärung von Zahlungsmodalitäten, Aktualisierung von Adressen der Rechnungsempfänger
    • Hotel-, Bahn- und Flugbuchungen (für alle Mitglieder des Circles) durchführen inkl. Kalenderspflege
    • Aufbereitung relevanter Daten des Unternehmens (Bestands- und Verkaufszahlen, Kosten- und Leistungsrechnungen), Auswertung (Statistiken) und Analyse.
    • Terminmanagement für Unternehmenstermine mit Kunden und externen Geschäftspartnern
    • Terminkoordination durchführen und Termintreue gewährleisten
    • Gewährleistung der telefonischen und persönlichen Erreichbarkeit während der Öffnungszeiten (siehe Google)
    • Management der wiederkehrenden (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich) Aufgaben (Monatsordner)
    • Digitalisierung papierbasierter Unterlagen sowie Organisation der physischen und elektronischen Ablage
    • Kommunikation mit Steuerberater und Lohnbüro (Änderungen Arbeitsverträge, Krankmeldungen)
    • Schutz unserer Büroinfrakstruktur vor dem Bösen und Ignoranz
    • Ausfüllen von Fragebögen und Formularen, welche für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden.
    • Erstellung von Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch für die Mitglieder des Circle
    • Buchhaltung vorbereiten, organisieren, eingeben und ablegen
    • Belege (Eingangsrechnungen) sachlich und rechnerisch prüfen
  • Rechnungs Richard

    Purpose:

    Zeitnahe, vollständige und aktive Rechnungsstellung für den Verein

    Accountabilities:

    • Arbeitszeitnachweise überprüfen und bearbeiten
    • Rechnungen erstellen und nachhalten
  • Susi Sidekick

    Purpose:

    Aktive Unterstützung anderer Mitglieder des Circle (z.B. @Office Management, @Trainingssupport) bei der Umsetzung von Aufgaben im aktuellen Sprint.

    Accountabilities:

    • Instandhaltung des Moderationsmaterials (Moderationskoffer, Moderationsmarker etc.)
    • Pflege des Wiki
    • Kanban Karten erstellen
    • Herstellen der Meetingräume und Whiteboards
  • Ältestenrat

    Purpose:

    Beratungen und Trainings für Mitglieder des Vereins, welche Hilfe bei der Verwendung von IT brauchen

    Accountabilities:

    • Regelmäßige Trainings und Beratungen für die IT Infrastruktur des Vereins anbieten & durchführen