sustainable and efficient project administration

  • updating Odoo with all project relevant information (i.e. creating SO-numbers, accounts, projects, workshops, etc) according to Odoo handbook

  • providing project structure on the dG Google Drive under the corresponding folder and instructing involved roles and project partners to make all project related documents (e.g. offers, proposals, design, Photo protocol etc.) accessible and findable there

  • providing Sales Order number (SO number) and terms of business like daily rate or travel cost to involved roles and project partners by end of month at the latest

  • managing expenses and invoicing for all project partners according to expense guidelines provided by Finance

  • checking and validating information in odoo before closing a billing period

  • sending invoices to clients and reminding clients to pay invoices for dG services after triggered by Approver

Notizen

  • a) Am Originalbeleg wird auf der Vorderseite vermerkt:
    Namenskürzel
    Kunde
    „WV“ oder „NWV“ ... für "(nicht) weiterverrechnen"
    Zahlungsmittel (bar, dG-KK, Überweisung ...)

    b) Der Beleg muss bis zum Monatsende in Original im Büro hinterlegt werden, geht dann an EY,
    rein elektronische Belege per Mail an accounting@dwarfsandgiants.org senden, müsst ihr nicht ausdrucken.
    Bitte Datei möglichst vielsagend benennen, am besten mit Re-Datum „20150224_...“ beginnen.

    c) Ihr legt dann auf Xero (geht nicht auf Handy-App, nur auf Desktop)
    unter „Purchase“
    eine “Bill“ („Eingangsrechnung“) an
    - das Feld 'Date' entspricht dabei immer dem Rechnungsdatum lt. Beleg,
    auf jeden Fall muss die Bill dem selben Kalendermonat wie der Beleg zugeordnet sein -
    und ordnet sie als “billable expense” dem jeweiligen Rechnungsempfänger (ggf. vorher „Contact“ im jeweiligen Menü anlegen) zu.
    Dann auf „Approve“ klicken.*

    d) Ihr legt eine „Draft Invoice“ (= Ausgangsrechnung, AR) an, bzw. – wenn für dieses Kundenprojekt schon eine existiert – fügt ihr der bestehenden Invoice eine entsprechende Zeile für die Spesen hinzu.
    Unter den Kopfdaten der Rechnung (Empfänger, RE-Datum …) scheint eine Zeile auf:
    „# billable expenses can be added“, dort klickt ihr drauf und wählt die entsprechende „Bill“ aus.
    Der Beleg wird gescannt bzw. abfotografiert und der „Invoice“ beigefügt – nicht der „Bill“.

    e) Freigabe der AR (inkl. "billable expense(s)") durch Approver

    f) Der Project Administrator übermittelt nun dem Kunden die AR inkl. elektronischer Belege zu den Spesen.
    (Bei Neuwaldegg an Janos, ggf. CC an internen Projektleiter, ggf. inkl. Fakturierungsanweisung),
    dieses Mail auch CC an accounting@dwarfsandgiants.org

    *) … Spesenrechnungen, die weiterverrechnet werden, sind die einzige Belegart, die jeder selber approven kann!! Alle andere werden vom Approver freigegeben. Hintergrund: Wäre sonst unnötige Doppelkontrolle, da ja beim approven der AR die Spesenbelege kontrolliert werden.

Energetisiert von