Spotless books and flawless invoicing

  • Collecting all incoming invoices (scan and paper) and adding them to data base.

  • Providing relevant data for tax declaration to external tax accountant until 10th of 2nd following month

  • Reconciling bank statements once a week

  • Preparing bank transfers within the period prescribed by suppliers

  • Monitoring dispatch and payment of invoices and taking necessary actions to trigger or speed up payment

  • Introducing new core partners to dGs invoicing and expense billing processes

  • Billing participants of public events

  • Tracking all financial transactions via the double entry book keeping method

  • Preparing sales invoices with correct account ledgers and receipt copies for approval by Approver in a timely manner

  • Preparing timely bank transfer of VAT, wage labor costs and wages

  • Reconciling monthly credit card statements when provided by bank

  • Reminding credit card holders to hand in missing expenses until a provided deadline, otherwise the expenses will be booked on the appropriate clearing account

  • Introducing Project Administrator to accounting processes for project partners

  • Making monthly credit card statements available on Google Drive

  • Making monthly mobile phone bills available on Google Drive

  • Preparing payments for L2 or project partners after payment of associated invoice by the customer

  • Checking whether bills and expenses correspond to the current tax provisions and ask for correction via the person which booked the expense or the supplier himself

Notizen

  • Überweisungen anlegen (Erstunterschrift) in ELBA
    Stichtag: Freitag (oder Samstag)
    EmpfängerIn: Finance
    Input: approved Bills (Xero)

    Ausgangsrechnungen (AR) des Vormonats übermitteln (aus Xero, via Box)
    Stichtag: 15. jedes Monats
    EmpfängerIn: ext. Buchhaltung

    Eingangsrechungen (ER): Papierbelege des Vormonats übermitteln (Post, persönlich)
    Stichtag: Monatsletzter
    EmpfängerIn: ext. Buchhaltung
    Input: Originalbelege von allen Rollen

    Eingangsrechnungen (ER): Elektronische Belege des Vormonats übermitteln (via Box)
    Stichtag: Monatsletzter
    EmpfängerIn: ext. Buchhaltung
    Input: elektr. Belege von allen Rollen

    Bankauszüge (Giro) und Kreditkartenabrechungen des Vormonats übermitteln (pdf, via Box)
    Stichtag: Monatsletzter
    EmpfängerIn: ext. Buchhaltung

    Kreditkartenbelege aus Online-Banking (xls) abspeichern
    Stichtag: 15. jedes Monats

    Hinweise auf offene Ausgangsrechnungen („Aged Receivables Detail“) geben
    Stichtag: Montags (oder darauffolgender Werktag)
    Kriterium: 8 Wochen nach Rechnungsdatum
    Empfänger: Zuständiger Rolle (@Project_Admin für Beratungs-Projekte, (@tbd für next:pedition ?) Accounting bei sonstigen öffentlichen Veranstaltungen) den jeweiligen Xero-Link senden und Zahlungserinnerung triggern.

  • Holacracy-Coaches, L2 Partner und Kooperationspartner haben immer Honorarnoten zu legen, auch dann, wenn es nur um Spesen geht: Der externe Partner legt eine Honorarnote an dG, die Originalbelege verbleiben bei ihm.

  • Bei Fahrten mit dem Privat-PKW zu geschäftlichen Zwecken (Fahrt von/zum Kunden bzw. zu einem Veranstaltungsort, der nicht dem Dienstort entspricht, können Angestellte und Kommanditisten/innen Kilometergeld geltend machen (entsprechend dem amtlichen Satz für Kilometergeld). Dieser ist selbst in Xero einzutragen (inkl. Angaben zu Start, Ziel, Datum der Fahrt und allfällige Beifahrer) und anschließend von der Rolle Approver freizugeben.
    Wichtig: In der ersten Spalte 'Item' unbedingt 'KM-PKW' eingeben, damit der Eintrag in der Auswertung aller Kilometergelder aufscheint und nicht händisch gesucht werden muss!

  • Am Monatsende an ext. Buchhaltung übermitteln
    1. Originalbelege per Post (eingeschrieben)
    2. Elektronische Belege per Mail / Dropbox
    3. Kreditkartenabrechnungen (und an alle)
    4. Bankauszüge
    5. Ausgangsrechnungen